学友会 個人情報保護に関する規程
第 1 章 総則
（目的）
第1条 この規程は、学友会として、個人情報保護に関して、適正な取扱いを図るために定めたものである。
（定義）
第2条 個人情報とは、会員または学友会に関わる個人等に係る全ての情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、およびその他の記述等により、特定の個人を識別すること ができるものをいう。
2 本人とは、未成年者または成年後見人である場合にあっては、その法定代理人（保護者
等）を含む。
（責務）
第3条 学友会の職員等は、個人情報保護の重要性を認識し、本規程および関係法令を遵守
するとともに、職務上知り得た個人情報を漏洩し、または第 4 条で定める目的の範囲を
替えて利用したり、その他不正・不当な目的に利用してはならない。当該職務を退いた
後も同様とする。
2 学友会の職員等が前項の定めに違反した場合は、懲戒処分とする。退職後に違反の事実が発覚した場合には、損害賠償等を行うことができる。
（利用目的の特定）
第4条 個人情報を取得する場合には、その利用目的をできる限り具体的に特定して行う
ものとする。
（取得時の通知等）
第5条 個人情報の取得に際しては、事前に利用目的を公表するものとする。但し、公表
外の目的に利用する場合には、取得後速やかに本人へその目的を通知する。
（利用目的を超える場合）
第6条 個人情報を利用目的以外に利用する場合は、法令により除外されている場合を除
き、事前に学友会の同意を得なければならない。
（不正手段等による取得禁止）
第7条 個人情報を不正な手段等で取得してはならない。これに違反した学友会職員につい
ては、第 3 条 2 項と同様の処置を行う。
第2章 管理・組織
（個人情報管理統括責任者）
第8条 第 1 条に定める目的を達成するために、個人情報管理統括責任者として会長をもってこれに当るものとする。
（個人情報保護委員会の設置）
第9条 個人情報管理統括責任者のもと、個人情報保護委員会を設置するものとする。
ただし、設置時期、態勢、および審議事項は令和7年の学友会総会に付議することとする。
（相談・苦情窓口の設置）
第10条 個人情報に関する相談・苦情窓口を各部署に設置する。
2 相談・苦情窓口を本人に通知または公表するものとする。
（管理者および取扱者）
第11条 個人情報を取扱う実務者の責務を明らかにするために、個人情報管理統括責任者は管理責任者および取扱者を定めるものとする。
2 管理責任者は、所管する業務の範囲において個人情報の収集、保管および管理ならびに個人情報提供者本人からの開示、訂正等の請求に関し、本規程に基づいて適切に処理しなければならない。
3 管理責任者は、個人情報の取扱いに関し、個人情報保護委員会の助言、指導または勧告があったときは、すみやかに是正その他必要な措置を講じなければならない。
（管理責任者および取扱者の教育）
第12条 個人情報を取扱う管理責任者および取扱者に対し、その責務の重要性を認識させるための必要な教育を実施するものとする。
第 3 章 安全管理措置
（個人情報等の正確性等の確保）
第13条 個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の内容に適合するように努めるものとする。
（入退室等の安全管理措置）
第14条 個人情報を取扱うコンピュータ等の情報機器が設置されている部屋の入退室管理、施錠等の盗難防止等の安全管理に努めるものとする。
2 個人情報を取扱う共有コンピュータ等の情報機器については、使用責任者を定め、盗難防止等の安全管理に努めるものとする。
（不要となった個人情報の廃棄、消去）
第15条 不要となった個人情報を廃棄する場合には、個人情報を復元不可能な状態にして 廃棄するものとする。
3
2 個人情報を取扱った情報機器を廃棄する場合は、記憶装置内の個人情報等を復元不可能な状態に消去して廃棄するものとする。
3 これらの廃棄業務を委託する場合には、個人情報の取扱いについて委託契約等において明確に定めるものとする。
第 4 章 個人情報の取扱いを委託する場合
（委託状況の把握）
第16条 個人情報をその目的の範囲内において利用・処理する業務の一部を第三者に委託する場合には、その委託状況が常時明確になっていなければならない。
（委託先選定基準）
第17条 個人情報の目的内の利用・処理を行うため、第三者を委託先として選定する場合は、次に掲げる各号の基準を満たす業者を選定しなければならない。
（1） 個人情報保護規定を制定していること。
（2） 個人情報保護に関する組織体制ができていること。
（3） 個人情報保護に関する安全管理措置ができていること。
（4） 情報の漏洩等の問題が生じた際に、責任を全うすることができる資産内容、経営状態
にあること。
（委託契約記載事項）
第18条 委託契約書には、個人情報保護に関して、契約期間、漏洩等の禁止、漏洩等の事故発生時の責務、利用目的達成後の取扱い、安全管理体制等が明記されていなければならない。
第5章 個人情報を第三者に提供する場合
（第三者提供）
第19条 個人情報を第三者へ提供する必要のある場合は、事前に本人の同意を得なければ ならない。但し、法令により除外されている場合は除くものとする。
（第三者提供状況の把握）
第20条 前条により個人情報を第三者に提供した場合には、その提供先、管理状況等を明確にしておかなければならない。
第 6 章 法人が保有している個人情報
（保有個人情報の開示）
第21条 本人から当該本人に係る個人情報の開示を求められたときは、法令等により開示が除外されている場合を除き、本人に対して遅滞なく、当該個人情報を開示するものとする。
2 保有個人情報の開示、非開示の決定に当たっては、法令の範囲において教育等に与える影響を勘案して決定するものとする。
3 前項の決定は、速やかに本人に通知するものとする。
（訂正等の要求）
第22条 本人から保有個人情報が事実でないことを理由に、訂正・追加・削除の要求があった場合は、利用目的の達成に必要な範囲において、速やかにその調査を行い、その結果に基づき、訂正等を行うものとする。また、その調査結果を本人に通知するものとする。
（利用停止等の要求）
第23条 本人から保有個人情報の目的外利用、不正取得を理由とする利用停止・消去の要求があった場合で、その要求に理由があると判明したときは、違反の事実を是正するために必要な限度で、当該個人情報の利用停止・消去を行うものとする。
2 本人から保有個人情報の第三者提供に関する規定違反を理由とする第三者提供停止要求があった場合についても、その要求に理由があると判明したときは、当該個人情報の第三者への提供を停止する。但し、法令による除外規定に該当する場合は、この限りではない。
3 本人からの利用停止等の要求に対しては、その調査の結果および措置の内容を速やかに、
本人へ通知するものとする。
第7章 不服の申立て
（不服の申立て）
第24条 第 21 条から第 23 条に基づき、個人情報の開示および訂正、削除の請求に基づいてなされた学友会の措置に不服がある者は、個人情報保護委員会に対し、不服の申立てを 行うことができる。
2 個人情報保護委員会は、前項の規定による不服申立てを受けたときには、速やかに審議、 決定し、その結果を文書により本人に通知しなければならない。
3 個人情報保護委員会の設置までは、個人情報管理統括責任者および学友会評議員の有識者間で協議を行う。
第８章 規程の改廃
第25条 この規程の改廃は、学友会総会の議を経るものとする。
第9章 令和6年度の暫定措置
第26条 令和6年においては学友会会長の決裁により施行する。
2 個人情報管理統括責任者は会長とする。
附則
この規程は、令和6年７月10日より施行する。